Oficinas sin papel, una nueva forma de hacer negocios

“Imaginemos que el gerente de compras tiene que autorizar una orden de compra. Se la llevan en papel, la firma autógrafamente y después va viajando entre varios autorizadores. En el proceso se pierde tiempo pasando de escritorio en escritorio, adicional a que el documento tiene el riesgo de ser extraviado. Ese mismo proceso manual lo convertimos a digital, donde el autorizador puede aprobar la documentación desde su computadora o celular en donde verá un PDF con cada detalle de las partidas”. Explicó Jaime Luis Aguilar Astiazaran, director general y fundador de Think Smart.

Think Smart es una empresa sonorense que cuenta con 17 años de experiencia en servicios y más de 5 en Gestión Documental y Firma Electrónica, con el objetivo y enfoque de diseñar oficinas sin papeles. Automatizar todo lo que pueda ser automatizado en una empresa, simplificar el trabajo, evitar tareas repetitivas que afecten el potencial productivo. No se trata de sustituir el capital humano, se trata de mejorar la calidad en el servicio interna o externamente.

Junto a sus socios Benjamín Aguilar y Francisco Noriega son un aliado estratégico en soluciones paperless, que trabaja con la plataforma DocuWare, empresa alemana, pioneros en la gestión documental. Toda la documentación que viaja en papel, en correo o WhatsApp, la centralizan electrónicamente para que camine el proceso, los flujos, las aprobaciones, las firmas de contrato sin papel, etc.

“Iniciamos con el servicio de suministros para impresión, luego agregamos equipo de renta para impresión a las empresas, actualmente agregamos el servicio de paperless con el que nos hemos abierto camino a nuevos clientes, sin dejar a un lado a los que desde nuestros inicios nos han sido fiel con la compra de consumibles”

Con la automatización, un expediente se convierte en un solo archivo electrónico fechado, que puede buscar y encontrar en menos de veinte segundos, que todo sea completamente electrónico y pueda ser consultado desde el celular o computadora, ahorra tiempo y mejora la eficiencia, de acuerdo al director general.

Reducir las impresiones y el consumo de papel que, por ende, mejoran el medio ambiente es una resultante del trabajo que realiza Think Smart; sin embargo, el verdadero objetivo es que cada vez haya más procesos automatizados, que puedan ser auditables y que cuenten con la mayor cantidad de evidencias en cualquier lugar y momento, pero sobre todo que sea seguro y fácil.

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