La empresa Cero Papel realizó este 22 de noviembre el seminario En un Mundo sin papel todo fluye más rápido, donde seis líderes de negocio charlaron sobre los beneficios de digitalizar los procesos legales, administrativos, comerciales y de recursos humanos con validez legal en las empresas.
Participaron Alfredo Reyes Krafft, socio director en Reyes Krafft Solís Abogados S.C.; Manuel Díaz, notario público 221 en Díaz Salazar y Asociados; Rosendo González, gerente nacional soluciones y Ops Legal Coppel; Humberto Romero, Director Cero Papel; Pablo Castelo, Data Analytics Engineering y Leonel Arroyo, director PSC World.
Entre los temas tratados están el presente y futuro del Derecho aplicado a la empresa; la Reforma a la Ley General de Sociedades Mercantiles, el cual tiene como finalidad permitir que las empresas utilicen herramientas tecnológicas para llevar a cabo sus actividades de manera más eficiente; la Fecha Cierta, un requisito solicitado por el SAT para comprobar la existencia de operaciones; y la firma electrónica, que ha surgido como una solución revolucionaria que agiliza los procesos, mejora la eficiencia y garantiza la validez legal de los documentos.
Sobre todo, se habló de los beneficios de esta última, pues el sector de servicios legales o jurídicos se caracteriza por una gran cantidad de documentación que requiere ser firmada de manera segura y confiable.
Los tipos de documentos que se benefician de esta tecnología son:
Contratos y acuerdos legales
La firma electrónica es especialmente útil para la firma de contratos y acuerdos legales. Desde contratos de arrendamiento y acuerdos de sociedades hasta contratos de servicios y acuerdos de confidencialidad, todos ellos pueden ser firmados electrónicamente. Esto elimina la necesidad de imprimir, enviar por correo o reunirse en persona, ahorrando tiempo y costos asociados.
Carta poder
Los poderes notariales, que otorgan autoridad a una persona para actuar en nombre de otra, también pueden ser firmados electrónicamente. Esto simplifica el proceso de obtención y firma de poderes, evitando la necesidad de desplazamientos a una notaría física. Los poderes notariales electrónicos son igualmente válidos y legales, brindando comodidad y agilidad en situaciones que requieren una representación legal.
Documentos de representación legal
En el ámbito legal, los abogados y representantes legales a menudo deben firmar documentos en nombre de sus clientes. La firma electrónica permite una firma válida y segura de estos documentos, como autorizaciones legales, consentimientos y delegaciones. Esto agiliza el proceso de representación legal y garantiza la validez y autenticidad de los documentos firmados.
Documentos de propiedad intelectual
En el ámbito de la propiedad intelectual, la firma electrónica es de gran utilidad para firmar documentos como registros de patentes, derechos de autor y marcas comerciales. Estos documentos requieren una firma legalmente válida para establecer la propiedad y los derechos sobre la propiedad intelectual. La firma electrónica proporciona una forma segura y eficiente de realizar estos trámites, ahorrando tiempo y agilizando el proceso de protección de la propiedad intelectual.
La firma electrónica ha transformado el sector de servicios legales, proporcionando una solución segura, eficiente y legalmente válida para la firma de diversos documentos. Desde contratos y acuerdos legales hasta poderes notariales y documentos de propiedad intelectual, la firma electrónica ofrece una manera ágil de firmar documentos importantes sin la necesidad de papel y tinta.
Al adoptar la firma electrónica en un despacho legal, mejora la productividad, reduce los costos asociados a la impresión y envío de documentos, y brinda un servicio más eficiente a los clientes. 
Caso Coppel
El área de Legal Tech de una de las empresas más importantes de México, Coppel, ha acelerado sus procesos de negocio y legales para hacer frente a las demandas de operar más de 1,700 puntos de venta en México. A través de la implementación de la firma electrónica avanzada (FIEL) ha dado beneficios como eficientes procesos de contratos y 20 mil documentos firmados anualmente.
El uso de la inteligencia artificial ha permitido a Coppel agilizar procesos de atención a demandas apoyando a los abogados en análisis de datos para litigio. También para revisión de contratos, identificar cláusulas problemáticas y riesgos.
También cuentan con un área de inteligencia legislativa para estar actualizado en los cambios legislativos y reducir el uso de bóveda (física) de documentos.
Un ejemplo que engloba todo lo anterior es el Sistema Administrativo Jurídico (SAJ), la plataforma digital de procesos jurídicos que brinda atención, seguimiento, gestión de tareas, notificaciones, documentos, firmas, contratos de una forma centralizada en un entorno colaborativo y seguro.
Con información de Cero Papel.
